Unser Kunde Quanos Solutions fand sich in diesem Herbst einer besonderen Herausforderung gegenüber: Es galt, die bestehenden und etablierten Unternehmen SCHEMA GmbH, TID Informatik und Docware unter der Marke Quanos zusammenzubringen und nach außen bekannt zu machen.
Als ideale Plattform für dieses Vorhaben sollte die tekom Jahrestagung, das Branchenevent für die Technische Dokumentation, dienen. Alle Register, zum Ziehen bereit für das Event vor Ort, am Messestand, live und in Farbe lagen bereits schön formuliert als Eventpapier in der Schublade. Nur, wie so häufig in letzter Zeit, war es das Corona-Virus, das den Ausstellern und Besuchern der Messe einen Strich durch die Rechnung machte. Fortan hieß es: Digital Only. Und so entschied sich die tekom, Veranstalter des Branchenevents, erstmalig für eine rein digitale Ausführung der Messe.
Digital only – was bedeutet das?
Die Organisation digitaler Messen erfordert eine teilweise komplett diverse Herangehensweise im Vergleich zu Vor-Ort-Veranstaltungen. Besucher und Aussteller müssen online zueinander finden, sich dort präsentieren und austauschen können.
Klingt trivial, ist es aber nicht.
Die tekom hat sich für die Jahrestagung für das Tool swapcard entschieden. Eine Event-App (als Web-Anwendung oder mobil verfügbar), die genau diese digitale Vernetzung mit Hilfe Künstlicher Intelligenz ermöglichen soll.
Was gibt es bei der Organisation digitaler Messen zu beachten?
Nun ist swapcard ein Tool, das nicht auf Anhieb jedem sofort verständlich und zugänglich ist. Und so sahen sich die Veranstalter, Aussteller und die Besucher vor ihrer ersten Hürde: Dem Kennen- und Bedienenlernen des Messe-Tools.
Der Organisator, ebenfalls in der Einfindungsphase der App, führte uns als Aussteller durch mehrere Webinare, um uns mit swapcard vertraut zu machen. Teilgenommen an diesen Online-Veranstaltungen haben hauptsächlich die Messe-, bzw. Marketingverantwortlichen der jeweiligen Unternehmen.
So war es eine unserer Aufgaben als engagierte Marketingagentur, die Bedienung des Tools selbst zu erlernen und die Vertriebsabteilungen der drei Unternehmen (Quanos Solutions, Quanos Content Solutions und Quanos Service Solutions) entsprechend zu schulen sowie für Fragen und Antworten jederzeit zu Verfügung zu stehen.
5 wichtige Pfeiler für ein gelungenes Online-Event
1. Die richtige Vorbereitung
„Digital only“ ist nicht etwas, was man schnell mal nebenbei macht. Ganz im Gegenteil: Es gilt die neue IT-Umgebung zu erlernen und Prozesse aus der Live-Veranstaltungswelt ins Digitale zu übertragen. Und dabei idealerweise noch eine Schippe „drauf zu legen“. Es empfiehlt sich, eine Art Taskforce zum Thema auf die Beine zu stellen, die die neuen Rahmenbedingungen und Vorgehensweise an das restliche Messeteam weitergibt: Wie funktioniert das Messe-Tool? Wie werden Interessenten kontaktiert? Wie werden Leads generiert und gepflegt? Wer betreut den Chat? Und wie bekommen wir unsere Kunden auf die Messe?
Gerade bei der ersten digitalen Veranstaltung gilt es, Zeit einzuplanen... für die Vorbereitung, die Präsenzbetreuung und die Nacharbeit.
2. Kunden und Interessenten mitnehmen
Neben dem eigenen Team müssen auch Kunden und Interessenten abgeholt werden. Es bedarf für sie einer überzeugenden Einladung, einer passenden Kommunikationsstrategie sowie letztlich eines Benefits, an der digitalen Veranstaltung teilzunehmen: Der Kunde muss das Gefühl haben, auch digital genau die Aufmerksamkeit und den Service zu bekommen, die er von Vor-Ort-Veranstaltungen auf dem Messestand bei einer Tasse Kaffee gewohnt ist. In der Umsetzung bedeutet das: Abgestimmte, aufeinander aufbauende Mailing-Kampagnen, persönliche Einladung der Key-Kontakte und die Flankierung der Messe-Organisation auf Social Media und Profilen wie Xing und LinkedIn. Gerade der Vertrieb ist hier noch mehr gefordert als vielleicht bei herkömmlichen Veranstaltungen, bei denen der Smalltalk und die persönliche Umsorgung der Gäste face-to-face leichter fällt, als im digitalen Raum.
3. Die Präsentation
Weil eben jener persönliche Austausch vor Ort fehlt, kommt es auf eine gelungene Präsentation im Netz an. Das beginnt schon bei der Pflege des Unternehmens- und Beraterprofils. Hier empfiehlt es sich, für alle Berater eine weitestgehend einheitliche Profilbeschreibung zu definieren, Keywords festzulegen und mit einer Stimme zu sprechen. Idealerweise gibt es einen Betreuenden des Firmenprofils, der genau darauf ein Auge hat: einen einheitlichen und aufgeräumten Gesamtauftritt.
Desweiteren gilt es, Videoclips zu produzieren, Ads zu schalten, Vorträge und Tool-Präsentationen zu bewerben (Newsletter, PR, Social Media etc.), um auf ein umfassendes Angebot am digitalen Messestand aufmerksam zu machen.
4. Präsenz zeigen
Der Händedruck fehlt und auf das Gespräch auf der Messeparty muss auch verzichtet werden. Wie kommt man aber dann ins Gespräch? In dem man präsent und aufmerksam ist: zum Beispiel in Chats und in Diskussionsforen. Hier können sich Berater bzw. Aussteller persönlich vorstellen, moderierend eingreifen, Marktforschung betreiben und neue Kontakte knüpfen.
5. Chatten und Meeten – ein Kommunikationsleitfaden
Das Internet vergisst nie. Und genauso wenig vergessen es Messebesucher und Interessenten, wenn ihre Chatanfragen ins Leere laufen, oder unkontrolliert Beantwortung seitens des Ausstellers finden. Daher gilt es, einen Leitfaden für die digitale Kommunikation zu definieren, inklusive der passenden Zuständigkeiten: Wer betreut welchen Chat? Wer reagiert auf Anfragen von Studenten? Wer moderiert für das Unternehmen in Diskussionsforen mit welcher Botschaft? Viele Fragen, die vorher in einem entsprechenden Plan dokumentiert und beantwortet werden sollten.
Vorbereitung und Präsenz sind das A und O einer digitalen Messe
Für unseren Kunden Quanos hat sich die professionelle Vorbereitung und der Einsatz vor der Messe an viele Stellen ausgezahlt. Zu unserer Arbeit für Quanos zählte dabei nicht nur die Messevorbereitung und -Begleitung, sondern auch der Launch der neuen Website die Aufbereitung neuer Inhalte für Präsentationen, interne und externe Kommunikation sowie die Erstellung der Storyboards für Unternehmensvideos.
Uns hat die Arbeit mit Quanos viel Spaß gemacht und wir konnten der Gruppe zu einem glänzenden, digitalen Messeauftritt verhelfen.
Vielen Dank an dieser Stelle an Quanos für das Vertrauen in uns und unsere Arbeit!
Sie bereiten sich auch auf ein digital only-Event vor? Wir wissen, wie es geht und unterstützen auch Sie gerne dabei!
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